El Valor Estrategico de las Bibliotecas Universitarias

El valor estratégico de las Bibliotecas en la Universidad Salvador Sánchez García de las BayonasUniversidad de Alicante
"Los libros no se pierden al prestarlos, excepto aquellos que tenias un interés especial en conservar." Corolario de Atwood
No cabe duda, la materia prima con la que se trabaja en la Universidad es el Conocimiento. Su adquisición, análisis y creación son las tareas realizadas todos los días en las instituciones de enseñanza superior. Ante esta realidad, la Biblioteca se convierte en un lugar estratégico, en donde todo el conocimiento acaba por ser adquirido, almacenado, procesado y difundido de alguna forma. ¿Se imaginan una Universidad sin bibliotecas?. Claro, también hay coches que funcionan sin gasolina. Pero por ahora no han demostrado ser una alternativa. Igual pasa con las bibliotecas. Son, si no el corazón, un órgano vital y estratégico para el funcionamiento de la Universidad en todas sus vertientes. Veamos a continuación por qué.
LA UNIVERSIDAD DEL SIGLO XXI:
Que la Universidad está cambiando es evidente. La transformación que está sufriendo en todos los campos es tan clara que nadie podrá seguir entendiéndola con los mismos esquemas de hace unos años.
Desde el punto de vista del Conocimiento, las referencias de su influencia en los cambios de la Universidad son evidentes y explícitos:
En el Documento Marco del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte de 2003: La Integración del Sistema Universitario Español en el Espacio Europeo de Enseñanza Superior , se afirma, con rotundidad que “El desarrollo de la Sociedad del Conocimiento precisará de estructuras organizativas flexibles en la educación superior, que posibiliten tanto un amplio acceso social al Conocimiento como una capacitación personal crítica que favorezca la interpretación de la información y la generación del propio Conocimiento”.
En el mismo Documento Marco, se declara “La Sociedad del Conocimiento requiere innovaciones y cambios en las formas tradicionales de formación, producción, comunicación de la información y en el acceso a servicios públicos o privados”
También la misma Ley Orgánica de Universidades , en su exposición de motivos, aclara que “resulta necesaria una nueva ordenación de la actividad universitaria que permita a las universidades abordar, en el marco de la Sociedad de la Información y del Conocimiento, los retos derivados de la innovación en las formas de generación y transmisión del Conocimiento”.
Por tanto, el siglo XXI comienza para las Universidades con un reto de cambio tan notable o relevante como el que pudieron haber sufrido en épocas anteriores con el acceso universal de la población a la educación superior o con la descentralización del Estado de las Autonomías o, más lejos en el tiempo incluso, con la incorporación de la tipografía al mundo universitario.
El cambio no es banal. Requerirá tiempo, adaptación, proyectos fracasados, universidades transformadas y, quién sabe, quizás víctimas profesionales.
En cualquier caso, puede que la misión principal de la Universidad no cambie tanto como parece: la Carta Magna de las Universidades Europeas firmada por la CRUE en 1988 afirma en sus principios fundamentales que “La libertad de investigación, de enseñanza y de formación son el principio fundamental de la vida de las Universidades” y que “Las Universidades ven, tanto en el intercambio recíproco de información y documentación como en la multiplicación de iniciativas científicas comunes, los instrumentos fundamentales para un progreso continuo de los Conocimientos”. Por lo tanto, a tenor de esta especificación, la Gestión de la Información y la Gestión Documental son pilares básicos para el progreso de los Conocimientos en la Universidad.
Mi opinión al respecto es: los principios no han cambiado, siguen siendo los mismos. Se sigue pretendiendo la misma misión y objetivos que antes pero queda claro que deben imponerse métodos nuevos, nuevas formas de trabajar, de gestionar, de investigar, de impartir docencia, de estudiar. Debe cambiar todo para que todo siga igual.
EL CAMBIO EN LAS BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS:
Era inevitable el cambio también en las Bibliotecas Universitarias, tan íntimamente ligadas a la misión, visión y objetivos de la Universidad. Dentro de la disparidad de definiciones aportadas por cada Universidad de lo que ha entendido como servicios bibliotecarios, dentro de su autonomía reconocida constitucionalmente , la mayoría ha vinculado su misión al apoyo a la docencia, la investigación y el estudio. En todos los Estatutos ha sido recogido esta definición y delimitación, lo cuál supuso, de por sí, un reconocimiento mismo a la importancia de este servicio para la comunidad universitaria a la que servía.
Sin embargo, la situación ha cambiado con la nueva Ley Orgánica de Universidades y el desarrollo normativo al que se ven sometidas todas las universidades españolas, a partir de ahora, empezando por sus estatutos.
Una de las novedades de la LOU es la desaparición de los servicios universitarios como parte de la estructura de la Universidad. Aunque está recogida su reglamentación, este hecho ha supuesto que, en algunos estatutos de universidades, no aparezcan explícitamente recogidos sino que sean regulados por artículos generalistas definitorios de las condiciones generales por las que deben regirse todos los servicios creados por la Universidad. La Biblioteca universitaria entra dentro de este grupo. Por lo tanto, supondría un paso atrás en el reconocimiento de un servicio tan básico, trascendental y vital para la vida universitaria.
Aún así, la mayoría de las universidades han mantenido este reconocimiento y han expresado en su norma fundamental su perspectiva sobre la naturaleza de este servicio. Por ejemplo, la Universidad Carlos III de Madrid -una de las pioneras en la elaboración de sus nuevos estatutos- recoge su Título V entero dedicado a los servicios universitarios y en su artículo 165, con 5 apartados, lo dedica exclusivamente al desarrollo normativo de la Biblioteca Universitaria. Otro ejemplo es la Universidad Complutense de Madrid: en su artículo 198 hace lo mismo.
A este respecto, REBIUN , órgano sectorial de la CRUE, en el marco de su Plan Estratégico 2003-2006, se propuso aprovechar este momento histórico para recomendar una definición de Biblioteca Universitaria acorde con las nuevas necesidades planteadas en la Universidad, dentro de criterios de calidad y, sobre todo, de enfoque de las actividades bibliotecarias hacia el estudiante, convertido en el eje principal. De hecho, la Biblioteca Universitaria deja de ser un mero servicio de apoyo a la docencia, la investigación y el estudio, para convertirse en un centro de recursos docentes y de investigación accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento para cualquier miembro de la comunidad universitaria. El enfoque cambia radicalmente: de ser un servicio de apoyo a centro de recursos diseñados según las necesidades de sus usuarios. La intención de REBIUN era darle la máxima difusión a esta recomendación para tenerla en cuenta a la hora de la redacción de los estatutos por cada Universidad. La definición exacta que propone es: “La biblioteca es un centro de recursos para el aprendizaje, la docencia, la investigación y las actividades relacionadas con el funcionamiento y la gestión de la Universidad / Institución en su conjunto.
La Biblioteca tiene como misión facilitar el acceso y difusión de los recursos de información y colaborar en los procesos de creación del Conocimiento, a fin de contribuir a la consecución de los objetivos de la Universidad / Institucionales”.
Estaríamos ante la propuesta de un nuevo modelo de Biblioteca Universitaria, como parte activa en el aprendizaje y la investigación cuyo papel sería proporcionar un sistema de recursos, accesibles remotamente sin las limitaciones espaciales o temporales, gracias al uso de las nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación.
Los cambios se producirán de forma muy lenta, aunque ya hay ejemplos claros y desarrollados de lo que vendrá. En la mayoría de las universidades españolas se están preparando y han comenzado la transformación. Por ahora, la mayoría tan sólo se ha limitado a ofrecer los mismos servicios presenciales de siempre a través de Internet. Aún no se han percatado de la necesidad de cambiar la “estrategia de negocio”, la perspectiva, el enfoque. Piensan que la transformación es virtualizar los recursos y servicios ahora ofrecidos, sin abandonar los esquemas de trabajo de siempre: centrarse en los procesos, la virtualidad como complemento de la presencialidad, posición estática en la que el acercamiento lo hace el usuario y no al revés, etc.
En mi opinión, sólo una Biblioteca universitaria en el Estado Español ha conseguido la transformación correcta y más avanzada. Me refiero a la Biblioteca Universitaria de la Universitat Oberta de Catalunya. De principio ha cambiado el enfoque, al igual que la Universitat entera. El estudiante es el centro de la “estrategia de negocio”. En virtud de este condicionante se desarrollan todas las actividades, diseñan los servicios y ofrecen los recursos. Es la auténtica CRAI como la define REBIUN, o por lo menos, es lo más intrínsecamente parecido. Desde el propio ordenador y desde casa, el usuario puede usar y acceder a todos los recursos y servicios, a diferencia de cualquier otra universidad. Incluso el acceso a las bases de datos comerciales contratadas, son consultables desde el Campus virtual de la UOC, si el usuario se identifica como miembro de la comunidad universitaria. Por ahora, no conozco el caso de ninguna otra biblioteca universitaria que ofrezca este servicio fuera de sus propias instalaciones físicas, ni siquiera a través de accesos a los campus virtuales, como en la UOC, excepto casos concretos de cursos de postgrado, masters, etc.
LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN LA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA:
Si la materia prima de la Universidad es el Conocimiento, la Biblioteca Universitaria es el lugar en donde se recopila, organiza, procesa, mantiene y difunde el Conocimiento. Por lo tanto, el valor estratégico es evidente. De la gestión más o menos eficaz de este servicio, se determinará el mayor o menor aprovechamiento de su materia prima: el Conocimiento, por lo tanto, de su productividad y rentabilidad académica, docente e investigadora.
Por otro lado, si la Gestión del Conocimiento tiene como pilares fundamentales la Gestión de la Información y la Gestión de los Recursos Humanos, en las bibliotecas universitarias están instalados esos pilares. Si de algo saben los bibliotecarios / as es precisamente de gestionar la información. De hecho, es tanta la experiencia en la gestión de este recurso que la propia REBIUN pretende, en su línea estratégica nº1, convertir la Biblioteca Universitaria en un Sistema de Recursos para la planificación de un sistema de información único para toda la Universidad. Tanto a nivel de desarrollo de los procesos como de atención a los usuarios, la Biblioteca universitaria es el principal foco de la Gestión de la Información. Desde una interpretación propia de la Teoría de la Comunicación, podemos entenderla como la recopilación, la organización, el mantenimiento y la difusión, dentro de un contexto, de los datos representados en documentos, con el fin de transmitir significados que los usuarios transformarán en Conocimiento. Davenport y Prusak (1998) hablan de acceso, organización, fijación y transferencia del Conocimiento.
Pero a pesar de la gran experiencia, surgen retos importantes analizados muy pobremente: si esto es lo que se entiende por Gestión de la Información, sólo podrán contribuir las Bibliotecas Universitarias a la gestión de la “información explícita”. Deberían, sin embargo, buscarse fórmulas para gestionar la “información tácita” para explicitarla. Es un auténtico reto: en un futuro, las Bibliotecas universitarias deberán gestionar foros de discusión, encuentros entre estudiantes y profesores fuera de las aulas, encuentros entre estudiantes, personal docente e investigador y profesionales de la información, crear bases de datos de apuntes, desarrollar servicios de referencia digitales más allá del mero correo electrónico (chat, videoconferencias, etc.).
Quizás muy pronto las Bibliotecas universitarias trabajen más concienzudamente en temas relacionados con la arquitectura de la información y los relacionados con los sistemas de recuperación de la Información.
Es función básica de la Gestión de la Información realizada en las Bibliotecas Universitarias provocar el uso de la información para que se convierta en Conocimiento. Deben gestionarse los flujos para crear Conocimiento. El profesional de la información debe pasar de la Gestión de la Información a la Gestión del Conocimiento y cumplir así su misión en su totalidad. No debe limitarse a proporcionar una serie de referencias bibliográficas o el acceso a los documentos, sino también evaluar las fuentes de información y analizar la información entregada al usuario. Por eso es tan importante que el bibliotecario / a conozca no sólo las técnicas documentales de recuperación de la información y las fuentes de información, sino también la terminología, escuelas, tendencias y evolución de la rama del saber específica. La figura del bibliotecario /a temático / a responde a este criterio, centrado en un campo del Conocimiento específico más que en los procesos técnicos de la Biblioteca.
Además, dependiendo de la Gestión de los Recursos Humanos de la Biblioteca Universitaria, podrá aprovecharse más o menos el Conocimiento –medido en experiencia y preparación- de los profesionales de la información que trabajan en las Bibliotecas Universitarias. Hasta REBIUN está estudiando las necesidades de formación de los colaboradores de las Bibliotecas Universitarias para establecer un plan de formación referente para todas. Aún así, en este aspecto quedan algunos apuntes importantes por superar, como por ejemplo la alta temporalidad y la falta de preparación técnica y vocacional.
En este sentido, una de las mayores dificultades a superar es la falta de una cultura de “compartición” del Conocimiento. Ya se sabe, en casa de herrero ... Quizás la memoria histórica de custodiadoras del Conocimiento y la reticencia habitual en cualquier institución a compartir un recurso considerado cercano al poder, si se oculta, suponga un obstáculo importante para conseguir la Gestión del Conocimiento necesaria en las Bibliotecas universitarias. Todos los bibliotecarios / as saben que el préstamo de libros no supone perderlos sino cumplir con un objetivo de las Bibliotecas. Compartir los libros no es perderlos. Ahora falta que se conciencien de lo mismo sobre el Conocimiento.
Y, a pesar de los trucos y técnicas de gestión administrativa o empresarial usadas, sólo hay una forma de romper con esta barrera: que cunda el ejemplo. Los profesionales de la información destacarán y serán referente en cuanto compartan Conocimiento para poder crear más. No cabe duda. Todos sabemos que será así.
Recuerdo haber escuchado un día en la TV un comentario de uno de los padres de la Constitución Española del 78. Comentaba la admiración producida en dirigentes iberoamericanos por la transición llevada a cabo en España y cómo intentaban imitar el caso español en sus países de origen. Para ello le pedían ayuda y consejo, algo desanimados por los lentos avances que se producían. La contestación fue muy sencilla: todo lo que podemos hacer por vosotros ya lo hemos hecho, os hemos dado nuestro ejemplo. Seguidlo y lo conseguiréis.
Es una buena herramienta para cambiar las culturas reacias a la incorporación del Conocimiento como materia prima. Los ejemplos exitosos irán derrumbando muros.
También me viene a la mente el artículo de Eugenio Tardón del año 1999 en relación con la Gestión de Recursos Humanos en las Bibliotecas Universitarias. El profesor Tardón veía como una de las principales dificultades para la implantación de las metodologías de la Gestión del Conocimiento la falta de “una correspondencia de intereses entre los objetivos de la organización y los de sus empleados. Es decir, lo bueno para la empresa no es necesariamente bueno para el sujeto... La respuesta ... a esta cuestión es el establecimiento de una gestión de recompensas adecuada que premie las conductas difusoras de la información”. En mi opinión, este comentario está bastante alejado de lo que entendemos como Gestión del Conocimiento. La solución propuesta sería estéril si no se integrasen los intereses de la organización y la de los colaboradores. Sólo en una cultura en la que predomine la idea de que la empresa – organización es parte de los colaboradores coincidirán ambos objetivos. El sistema de recompensas sólo es una acción más englobada en otra mayor en la que encontraremos:
1. - Estabilidad laboral: si mi empresa – organización va bien, mi puesto de trabajo también irá bien. Mi interés es que la empresa - organización funcione para conservar mi trabajo. Hoy por hoy existe demasiada temporalidad en las Bibliotecas universitarias (becarios, estudiantes en prácticas, contratados, etc.) junto con la falta de planes de retención de conocimientos. Los colaboradores entienden que la Biblioteca Universitaria sólo es un trabajo más por donde van a pasar durante un tiempo para después marcharse.
2. – Fomento del sentimiento de pertenencia a una institución – empresa – organización: participar en la toma de decisiones; ver la aportación del trabajo diario de cada colaborador en los objetivos globales de la Biblioteca Universitaria; hacer generales los premios, gratificaciones, méritos, etc.; estructuras menos jerárquicas y más horizontales; delegación de responsabilidades; hasta meros actos culturales, sociales, etc., que fomenten sentimientos de pertenencia y participación.
En entornos de este tipo, la “compartición” del Conocimiento, los flujos, surgen por sí mismos, a veces de forma casi espontánea, sin necesitar prepararlos aunque sí reorientarlos hacia los objetivos de la empresa – organización.
REFLEXIÓN SOBRE LAS HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS
No pretendo hacer un análisis exhaustivo sobre las herramientas tecnológicas necesarias para la Gestión del Conocimiento en las Bibliotecas Universitarias. Si alguien quiere profundizar más en este tema le aconsejaría la lectura de la siguiente página de la Fundación Iberoamericana del Conocimiento http://www.gestiondelconocimiento.com/software.htm ; o el artículo de Middleton abajo citado, sólo por dar dos ejemplos. La bibliografía al respecto es mucho mayor.Sólo citaré las más destacadas o, en mi opinión, relevantes, que podrán ser corroboradas por la bibliografía profesional:
- Intranets.- Programas de formación permanente: un ejemplo aplicativo muy interesante fue POLIEDRE de la Universitat Politécnica de Catalunya.- Portal del bibliotecario- Groupware y Middleware- Data Warehouse (o arquitecturas de almacenamiento)- Workflow: las nuevas tendencias de los Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria es la de presentar este formato para la mejor Gestión de la Información. Ver el caso de Unicorn, por ejemplo.- Proceso analítico en línea- Técnicas de análisis multidimensional y explotación de datos- Comunicación en red- Gestión documental: EAD, GED, etc.- Herramientas para la publicación electrónica: ver el caso de la revista electrónica “Biblioteca Informacions” de la Universitat Autónoma de Barcelona.- Ayuda a la mesa de trabajo.
CONCLUSIÓN
Cuando una institución tan significativa para la Sociedad como es el caso de la Universidad sufre una transformación tan severa y, por añadido, las Bibliotecas Universitarias, los cambios producidos crean incertidumbre y desconfianza. Pero el camino debe andarse de igual modo.
No sería bueno ofuscarse en seguir utilizando las mismas herramientas y técnicas de siempre, cuando los retos son totalmente nuevos. Esto es un problema porque supone que aprendemos conforme nos vamos equivocando y acertando.
Hoy por hoy, las técnicas de Gestión del Conocimiento se revelan como las más eficaces y adecuadas para realizar cambios tan radicales y para aprovechar al máximo las oportunidades que ofrecen los retos. Tan sólo se trata de usar la misma materia prima que hasta ahora, pero de forma más eficaz, eficiente y efectiva.
Además, no cabe duda de que la aplicación de las técnicas de Gestión del Conocimiento se adaptan muy adecuadamente al mundo universitario y de las Bibliotecas Universitarias en particular.
Aprovechar un recurso como la Biblioteca Universitaria para poder transformar a la Universidad es una decisión inteligente que conllevará grandes ventajas a quienes sepan aprovecharlo.
BIBLIOGRAFÍA:
- Carta Magna de las Universidades Europeas (http://www.crue.org/cmue.htm) - DAVENPORT, Thomas H.; PRUSAK, Lawrence. Working Knowledge: how organizations manage what they know”. Cambridg: Harvard Business School Press, 1998.- La integración del Sistema Universitario Español en el Espacio Europeo de Enseñanza Superior: documento – marco. – Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2003 (http://www.eees.ua.es/conferencias/Documento-Marco_10_Febrero.doc) - LEY ORGÁNICA 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades (http://www.crue.org/pdf/LOU/LOU.pdf)- MIDDLETON, Michael. “De la Gestión de la Información a la Gestión del Conocimiento: perspectivas sobre el desarrollo”. El Profesional de la Información, 1999, vol.8, n.5, pp.10-17- Plan Estratégico de Rebiun 2003-2006 (http://www.crue.org/rebiun-plan2003-2006.htm) - TARDÓN, Eugenio. “Bibliotecas universitarias y Gestión del Conocimiento”. El Profesional de la Información, 1999, vol.8, n.4, pp.22-28